采購是企業(yè)從外部取得生產(chǎn)原料的最重要方式，是企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起點(diǎn)。企業(yè)內部控制制度的完善程度直接影響著(zhù)企業(yè)的生存和發(fā)展，內部控制的無(wú)效是造成大多數企業(yè)的經(jīng)營(yíng)失敗的重要原因。目前,許多中小企業(yè)采購的內部控制體系都或多或少地存在一些問(wèn)題，不利于企業(yè)采購成本、質(zhì)量的有效控制和經(jīng)營(yíng)效益的提高。規范和完善的采購內部控制體系能有力增強企業(yè)采購活動(dòng)的高效性和廉潔性，控制企業(yè)的采購品質(zhì)和采購成本，提高企業(yè)的利潤水平和整體市場(chǎng)競爭能力。本文通過(guò)對中小企業(yè)在采購過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出完善采購業(yè)務(wù)內部控制的建議。


一、內部控制存在的問(wèn)題


(一)采購制度不規范


許多中小企業(yè)的采購制度不夠規范，采購活動(dòng)效率低下，難以及時(shí)提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的采購物資保證企業(yè)活動(dòng)的高效運轉。比如企業(yè)采購崗位的設置沒(méi)有嚴格執行不相容職位相分離制度，職能交叉重疊，不利于各職位相互監督；缺乏完善的監督體系，物資采購容易出現利益博弈或道德風(fēng)險；缺乏有效的績(jì)效考核、激勵、監督體系，不利于提高采購人員的積極性；缺乏完善的采購預算,采購工作缺乏科學(xué)性和計劃性。


(二)采購品質(zhì)不達標


1.忽視采購人員素質(zhì)管理


企業(yè)招聘采購人員時(shí)過(guò)于關(guān)注采購人員工資成本的高低，忽略了對采購專(zhuān)業(yè)素養和思想道德素質(zhì)評估，采購人員綜合素質(zhì)不高，法律意識淡薄，加上平時(shí)缺乏定期的職業(yè)技能培訓，不利于采購人員采購能力的提高，不利于采購人員對先進(jìn)的采購方式的運用和先進(jìn)的采購技巧的掌握，不利于企業(yè)對采購成本和品質(zhì)的有效控制。


2.成本制約，缺乏專(zhuān)門(mén)質(zhì)檢部門(mén)


劣質(zhì)材料的成本低廉是采購品質(zhì)不到位的根本性原因。某些企業(yè)只注重短期利益，缺乏長(cháng)遠戰略規劃，采購時(shí)過(guò)多看重采購物資的價(jià)格，對其質(zhì)量和售后服務(wù)則關(guān)注較少。缺乏專(zhuān)門(mén)的質(zhì)檢部門(mén)和質(zhì)檢人員，不利于對采購質(zhì)量的監控。


(三)采購成本高


1.采購批量小，缺乏規模優(yōu)勢


企業(yè)通過(guò)批量生產(chǎn)、集中采購形成規模優(yōu)勢能夠有效降低采購成本。然而中小企業(yè)受到生產(chǎn)規模和資金的限制，通常只進(jìn)行小批量采購。零散的采購沒(méi)有歸集起來(lái)形成采購規模，不僅會(huì )導致較高運輸成本，并且在價(jià)格談判時(shí)缺乏話(huà)語(yǔ)權，很難得到供應商的優(yōu)惠價(jià)格，導致較高的采購成本。


2.采購經(jīng)驗不足，缺乏詢(xún)價(jià)技巧


由于采購產(chǎn)品的種類(lèi)繁多，采購方式多樣，采購人員采購經(jīng)驗不足，缺乏必要的詢(xún)價(jià)技巧、專(zhuān)業(yè)知識，導致高采購成本。企業(yè)缺乏有效管理采購物資和服務(wù)的采購的相關(guān)基礎設施，使整個(gè)采購環(huán)節處于被動(dòng)的狀態(tài)，采購成本過(guò)高。


(四)采購方式落后，缺乏供應商詢(xún)價(jià)和管理系統


隨著(zhù)我國信息化和電子商務(wù)的迅速發(fā)展，企業(yè)的采購方式和途徑更加豐富，但許多中小企業(yè)沒(méi)有充分利用現代網(wǎng)絡(luò )信息平臺的優(yōu)勢，缺乏供應商詢(xún)價(jià)和管理系統，對比價(jià)采購、電子商務(wù)、招標采購等現代采購方式相對運用較少。企業(yè)采購手段和途徑單一,多采用傳統的手工操作方式，信息化程度較低，比如電話(huà)詢(xún)價(jià)、親赴廠(chǎng)家，對于網(wǎng)絡(luò )中的專(zhuān)業(yè)網(wǎng)站、招標公告和行業(yè)刊物中可能隱藏的大量?jì)?yōu)質(zhì)供應商信息發(fā)掘和利用不夠。企業(yè)傳統的人工采購方式，表面上節省了軟硬件的投資成本，實(shí)際上卻造成了商品采購效率低下，采購周期長(cháng)，采購成本較高、采購成本難以監管等問(wèn)題，難以適應激烈的市場(chǎng)競爭環(huán)境。


二、完善企業(yè)采購業(yè)務(wù)內部控制的措施


采購是企業(yè)運營(yíng)中最重要的環(huán)節，也是最薄弱的環(huán)節。[1]企業(yè)要想改善目前采購環(huán)節出現的各種問(wèn)題，必須加強采購業(yè)務(wù)的內部控制，將采購由業(yè)務(wù)操作型向采購管理型轉變，加強與供應商的合作。


(一)完善采購人員素質(zhì)控制


內部控制的成效關(guān)鍵在于職工的素質(zhì)的分格程度。[2]企業(yè)應完善職工素質(zhì)控制，改變用人觀(guān)念，補充新鮮血液，提高員工職業(yè)技能。通過(guò)引進(jìn)符合采購崗位要求的年輕、高素質(zhì)人才，提高企業(yè)采購分析和風(fēng)險控制能力。通過(guò)輪崗制度，讓員工和企業(yè)一同發(fā)展。定期組織采購人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓，使采購人員能夠更加深入全面的了解企業(yè)采購過(guò)程用可能遇到的問(wèn)題，掌握有效的解決措施，學(xué)習相關(guān)的采購專(zhuān)業(yè)知識，使采購人員重視對采購成本的控制，提高對采購風(fēng)險的敏感度，提高員工的專(zhuān)業(yè)技能和商務(wù)談判技巧。通過(guò)制定科學(xué)合理的績(jì)效評價(jià)體系，加強對采購人員的管理和監督，合理的獎懲體系，調動(dòng)員工積極性。


(二)規?；少?，降低采購成本


中小企業(yè)受到自身市場(chǎng)規模和資金狀況的制約，一般很難實(shí)現規?；少?，在采購中常處于劣勢。因此，中小企業(yè)可以通過(guò)集體聯(lián)合以及行業(yè)協(xié)會(huì )平臺的采購方式，集小單為大單，實(shí)現批量采購，增強話(huà)語(yǔ)權，降低采購成本；其次企業(yè)可以通過(guò)與供應商直接交易，減少中間環(huán)節，擺脫代理商的轉手成本，提高采購效率，縮減流通成本，降低由于多次中轉帶來(lái)的采購風(fēng)險。


(三)構建嚴格規范的采購制度


中小企業(yè)應優(yōu)化采購組織架構、明確崗位職責、梳理流程制度。建立更符合企業(yè)實(shí)際的組織架構，并結合員工能力明確崗位職責，以流程制度為基礎加強采購管理與內部控制，防范采購風(fēng)險。[3]對采購經(jīng)辦人員進(jìn)行定期崗位輪換制度，建立獨立的稽核制度，不相容崗位相分離；制定科學(xué)合理的績(jì)效評價(jià)體系，加強對采購人員的管理和監督，合理的獎懲體系，調動(dòng)員工積極性；完善驗收控制制度，設立專(zhuān)門(mén)驗收機構，按照采購物資驗收標準，對采購物資的品質(zhì)進(jìn)行嚴格把關(guān)，并出具相關(guān)驗收報告，必要時(shí)聘請專(zhuān)業(yè)的檢測人員進(jìn)行檢測；建立完善的采購預算制度，進(jìn)行全面預算控制；完善到期付款的預算管理，建立符合企業(yè)自身的付款流程，嚴格按照付款流程操作。


(四)加強與供應商協(xié)作，建立戰略合作關(guān)系


中小企業(yè)應加強與供應商的協(xié)作，建立戰略伙伴合作關(guān)系。企業(yè)應對供應商進(jìn)行分類(lèi)，制定不同的風(fēng)險應對策略，制定供應商考核評價(jià)體系，保證供應商與企業(yè)有著(zhù)相同的利益，實(shí)現共贏(yíng)。建立和完善供應商檔案和供應商準入制度和價(jià)格評價(jià)體系，通過(guò)對價(jià)格信息進(jìn)行定期的收集、分析和評價(jià)，制定科學(xué)的采購計劃，為價(jià)格談判提供有利信息；與供應商建立長(cháng)期的、互助的戰略伙伴關(guān)系,建立暢通的供貨渠道，有利于降低采購價(jià)格和采購費用,提高采購效率和質(zhì)量，增強企業(yè)競爭力。


(五)合理運用現代采購方式


隨著(zhù)我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)上采購拓寬了企業(yè)采購的方式和途徑，同時(shí)為改善傳統采購方式的不足提供了良好的契機。企業(yè)應該積極的去適應這一趨勢，優(yōu)化采購模式，運用電子商務(wù)進(jìn)行網(wǎng)上采購，降低采購成本，提高采購效率。企業(yè)借助集體聯(lián)合采購的平臺、第三方采購模式，實(shí)施JIT采購和MRP采購模式等現代采購模式，提高采購效率，降低采購成本，實(shí)現采購的公開(kāi)化、程序化，由庫存而采購轉變?yōu)橛唵味少?，集小單為大單，批量采購，增強采購談判?shí)力，增強企業(yè)競爭力，促使采購成為企業(yè)新的利潤增長(cháng)點(diǎn)。


三、結語(yǔ)


總之，規范和完善的采購內部控制體系能有力增強中小企業(yè)采購活動(dòng)的高效性和廉潔性，控制企業(yè)的采購品質(zhì)和采購成本，提高采購效率，增強企業(yè)的利潤水平和整體市場(chǎng)競爭能力。中小企業(yè)應切實(shí)完善企業(yè)內部控制體系，構建嚴格規范的采購制度，加強對采購人員的素質(zhì)控制，運用現代采購模式，優(yōu)化采購方式，增強企業(yè)競爭力，促使采購成為企業(yè)新的利潤增長(cháng)點(diǎn)。